Etiqueta e ética da correspondência comercial

A realidade empresarial moderna é tal que apenas 15% dos empresários de médio e grande porte que buscam fortalecer suas posições no mercado atingem seus objetivos. É por esse motivo que a relevância da etiqueta empresarial aumenta multiplicada, já que o não cumprimento de suas normas, por várias outras razões, leva muitas vezes a uma ruptura de relações comerciais úteis.

Em uma interpretação ampla da ética é chamado um conjunto de princípios gerais destinados a regular as relações sociais. Nesse sentido, a ética das relações comerciais aborda questões relativas à ordem adotada e estilo de interação na esfera empresarial.

Aspectos éticos detalhados das relações comerciais são a etiqueta comercial, incluindo, por exemplo, o procedimento para conduzir negociações, as regras do comportamento corporativo, tradições e rituais comerciais, elementos de subordinação, maneiras e estilos de comunicação e escrita, bem como questões de correção ao lidar com parceiros e colegas de trabalho.

O significado da ética e etiqueta, como seu componente, reside no fato de que a base normativa que emergiu como resultado de uma longa prática simplifica a comunicação em grande medida, criando um contexto compreensível e acessível na esfera de negócios que permite atingir metas corretamente e economizar tempo significativamente.

Em outras palavras, estamos falando de um algoritmo especial para resolver problemas de negócios, o que nos permite definir e atingir com sucesso as metas de negócios desejadas de maneira racional e livre de conflitos. O nível de propriedade desse algoritmo nos permite tirar conclusões diretas sobre o grau de profissionalismo de um parceiro de negócios ou de um oponente em uma disputa comercial.

Neste contexto, é importante seguir os seguintes princípios gerais:

• pontualidade em todos os lugares e em tudo;
• segurança da informação;
• altruísmo sonoro;
• favorável, adequado à imagem do ambiente de negócios;
• discurso oral e escrito competente;
• seguindo as regras da cultura do discurso de negócios.

Os tipos de correspondência comercial são diversos e, com um certo grau de convencionalidade, podem ser divididos em dois tipos principais:

• interestadual - entre organizações estatais, representações estrangeiras e funcionários (várias notas, memorandos e outras formas) são elementos de relações diplomáticas;
• comercial - Cartas de estatuto semi-oficial utilizadas no domínio das relações comerciais entre instituições e organizações.

O estilo de escrever uma carta oficial, apesar das diferenças linguísticas e algumas tradicionais, tem uma certa base comum e grupo de instituições desenvolvidas pela prática estabelecida. Por exemplo, vários requisitos de diretividade do protocolo, determinados pela posição das classificações do remetente e do destinatário, baseiam-se nas configurações iniciais de respeito e correção mútuos. Portanto, independentemente do tipo de documento, ele deve conter os seguintes elementos:

• apelação (status oficial do destinatário);
• um elogio (carta final educada);
• assinatura;
• data (dia, mês, ano e local de gravação da mensagem);
• endereço do remetente (sobrenome, status oficial, endereço são colocados na parte superior ou inferior da primeira página da carta).

Além disso, há vários regulamentos diretamente relacionados às cartas:

• Cartas comerciais são escritas em papel timbrado ou folhas de papel unicamente na frente;
• paginação é feita em algarismos arábicos;
• as mensagens são executadas em texto impresso;
• rasuras e correções não são permitidas no corpo do documento;
• o documento está dobrado dentro do texto;
• o tempo de espera por uma resposta à carta não é superior a dez dias.

A mensagem comercial deve ter uma meta clara e conter uma pergunta, e todo o conteúdo do texto deve estar completo e completamente sujeito ao seu conteúdo, seja uma oferta de negócio, uma consulta comercial ou simplesmente informações relevantes.

A classificação de mensagens de negócios é diversa e depende de sua orientação funcional e direcionada. Por exemplo, as letras são:

• notificando;
• lembrando;
• convites;
• informobzory;
• encomendas;
• acompanhando;
• outros tipos.

Na correspondência comercial, o mais típico:

• solicitações;
• ofertas;
• encomendas;
• reclamações;
• cartas de garantia.

Como forma de comunicação empresarial, no sentido estrito da definição, as letras são divididas em 2 tipos - empresarial e privado-oficial.

Para os negócios, incluem correspondência, entre organizações e instituições. Uma carta de funcionário privado é uma mensagem que é enviada para uma instituição por uma pessoa privada ou, inversamente, por uma instituição - para uma pessoa privada.

Existem várias regras de correspondência comercial.

• A carta deve estimular o surgimento de interesse comercial do destinatário, claramente e com base em dados factuais convincentes, mostrar os benefícios da parceria e a inconveniência de quebrar a parceria. O texto deve ser encorajador, motivando a cooperação.
• A manifestação de emoções pessoais excessivas em uma carta comercial não é a melhor maneira de provar o caso e resolver o problema.
• A fim de evitar sobrecarga e entupimento do texto da carta, é necessário evitar quaisquer comparações figurativas, metáforas, alegorias e hipérboles.
• Para uma apresentação clara e concisa do tópico, é melhor usar frases simples, evitando detalhes particulares e excessivos. A idéia básica da mensagem deve ser suportada apenas por argumentos relevantes, que geralmente são colocados nos anexos da carta (gráficos, gráficos, dados digitais).
• No texto devem ser alocados parágrafos, cada um dos quais, representando um pensamento independente, começa com uma nova linha.

• Em uma mensagem escrita de negócios, adjetivos descritivos, esclarecimentos extras e detalhes não devem ser usados. No final da escrita, é aconselhável verificar o documento e eliminar as frases que não contêm o conteúdo semântico real.
• A alfabetização é um elemento básico do texto. A presença de erros ortográficos e outros erros na mensagem é inaceitável.
• A especificação do assunto da carta é obrigatória. O assunto nos documentos deve ser refletido de forma breve e abrangente, economiza tempo ao ler e caracteriza positivamente o remetente. Se a carta for enviada por e-mail e contiver informações particularmente importantes, você deverá fornecer uma “bandeira” especial disponível no serviço eletrônico.
• Boa legibilidade do texto é fornecida por fontes Arial ou Times New Roman com um tamanho de fonte médio. Com uma necessidade especial, ideias-chave são permitidas em itálico ou negrito.

• No texto, é útil usar os subtítulos (3-4), que fornecem uma compreensão mais fácil do texto declarado.
• Enumerações, listas e listas são feitas usando marcadores especiais.
• Modelo corporativo (esquema) - um excelente indicador de eficiência e objetividade na comunicação empresarial.É especialmente relevante no aspecto corporativo, porque permite que você se destaque em uma luz favorável e cumpra com o status oficial.

A estrutura da mensagem comercial é típica. Tradicionalmente contém:

• introdução;
• a parte principal;
• conclusão

A introdução resume o objetivo da carta. A parte principal descreve a essência do problema. Em conclusão, é desejável resumir o conteúdo da parte principal, por exemplo, na forma de conclusões. "Postscripts" e vários tipos de notas de rodapé são indesejáveis.

Em conclusão, frases inapropriadas que se assemelham a manipulações, tais como: “Eu espero por uma parceria mutuamente benéfica”, e assim por diante. É melhor dizer adeus em uma carta comercial com frases simples - "Atenciosamente", "Atenciosamente" e assim por diante.

Na parte inferior da mensagem são indicados: F. I. O., status oficial, nome da empresa, é assinado. Números de contato também são indicados.

Tabelas e gráficos são anexados em um arquivo separado (pacote), indicando isso no final da carta. Se houver um grupo de investimentos, eles receberão um inventário com os nomes.

Você pode usar abreviações e abreviações especiais somente se tiver certeza de que o destinatário as entenderá.

Para tornar o texto mais rigor e consistência lógica no vocabulário de negócios, as seguintes expressões de fala são usadas como ligantes:

• por este motivo;
• com base no exposto;
• por causa disso;
• de acordo com os dados;
• nesta base;
• considerando;
• e outros.

No espaço virtual, a interação de negócios, representando a comunicação em miniatura, é específica e não menos exige o cumprimento das regras relevantes de etiqueta. O trabalho competente com a carta, de acordo com a prática, implica a implementação das seguintes observações sobre o escopo, padrões de linguagem, estrutura e formato.

• A fórmula do tema deve corresponder exatamente ao assunto declarado no texto. Isso permite que você ajuste rapidamente o leitor para o clima de negócios desejado.
• O volume ideal do documento enviado por e-mail, se encaixa na "tela única", com uma quantidade máxima de texto - uma folha no formato A4.
• O tamanho ideal de anexos - não mais que 3 MB.
• Recomenda-se que os arquivos enviados sejam “empacotados” em arquivos de codificação zip ou rar padrão. Outros são frequentemente bloqueados durante o envio.
• Os hiperlinks devem ser padrão (azul, sublinhado).
• A resposta ao destinatário deve ser colocada no topo, no início da carta, e não abaixo. Isso salva o correspondente da rolagem forçada do texto anterior.

• Você deve usar o idioma da carta, o parceiro mais compreensível. A questão da conveniência de usar na mensagem profissionalismo, vocabulário corporativo, expressões de gírias e abreviaturas (especialmente em correspondência externa) é decidida separadamente, dependendo do contexto e das qualidades dos parceiros de correspondência.
• É importante informar o parceiro sobre o recebimento de sua mensagem - é um sinal de bom gosto e uma parte da etiqueta empresarial, mostrando respeito por ele.
• Deve ser respondido o mais rápido possível. Se por algum motivo você não puder responder rapidamente, o parceiro deverá ser notificado sobre o recebimento da carta e indicar o horário da resposta. Uma pausa temporária, ética e confortável, antes de dar uma resposta - 48 horas depois de receber a mensagem. Após esse período, a pessoa geralmente acredita que a mensagem foi perdida ou ignorada. Uma pausa excessiva na correspondência é muitas vezes carregada do risco de perder um parceiro e é tratada nos negócios como uma violação dos padrões éticos.
• No final da mensagem, devem ser colocados detalhes de contato especificados em todas as letras, sem exceção, independentemente da ordem de distribuição.
• Durante o envio, é importante prestar atenção especial aos problemas de privacidade.

Para mais informações sobre etiqueta comercial, veja o seguinte vídeo.